Proses di lingkungan industri pada umumnya merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berulang. Setiap siklus kegiatan tersebut biasanya dapat dipecahkan ke dalam beberapa langkah kecil. Dari uraian langkah-langkah tersebut, kita dapat mencari langkah mana saja yang bisa kita perbaiki (improve). Langkah-langkah tersebut akan lebih mudah dimengerti jika kita menggambarkannya dalam suatu bagan yang dikenal dengan istilah: flowchart atau bagan alir. Dr. Deming, orang yang ikut andil memajukan kualitas barang-barang Jepang, pernah berkata:
Draw a flowchart for whatever you do. Until you do, you do not know what you are doing, you just have a job (Dr. W. Edwards Deming)
Pentingnya flowchart juga menjadi perhatian Dr. Kaoru Ishikawa, tokoh kualitas Jepang, dengan menjadikan alat ini sebagai salah satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools) yang harus dikuasai oleh para anggota gugus kendali kualitas (quality control circle). Dalam dokumen standar internasional keluaran ISO, flowchart didefinisikan sebagai:
- A graphical representation of a process or the step-by-step solution of a problem, using suitably annotated geometric figures connected by flowlines for the purpose of designing or documenting a process or program (ISO/IEC 2382-1:1993 Information technology–Vocabulary–Part 1: Fundamental terms, 01.05.06).
- Graphical representation of the definition, analysis, or method of solution of a problem in which symbols are used to represent operations, data, flow, equipment, etc. (ISO 5807:1985 Information processing — Documentation symbols and conventions for data, program and system flowcharts, program network charts and system resources charts, 3.3).
- A control flow diagram in which suitably annotated geometrical figures are used to represent operations, data, or equipment, and arrows are used to indicate the sequential flow from one to another (ISO/IEC/IEEE 24765:2010 Systems and software engineering–Vocabulary).
Jadi, flowchart adalah diagram yang menyatakan aliran proses dengan menggunakan anotasi bidang-bidang geometri, seperti lingkaran, persegi empat, wajik, oval, dan sebagainya untuk merepresentasikan langkah-langkah kegiatan beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah.
Flow chart telah dikenal luas dan umum digunakan untuk menggambarkan alur proses atau langkah-langkah secara berurutan. Banyak digunakan antara lain untuk menggambarkan proses bisnis, langkah-langkah penyelesaian masalah, atau Standard Operational Procedure (SOP). Namun, kadang sering terjadi kesalahan dalam membuat flow chart. Yang paling parah yaitu salah menggunakan simbol. Bukankah maksud dari membuat diagram atau model itu merepresentasikan sesuatau dalam bentuk yang dapat dipahami secara seragam?
Pada tulisan ini saya akan menampilkan beberapa simbol yang ada dalam flowchart, arti, dan penggunaannya. Sehingga kita dapat membuat flow chart dengan baik.
Let's Start the Flow guys!!!
Terminal
Menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Biasanya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
Process, Manual Operation, dan Manual Input
Untuk menunjukkan sebuah proses atau operasi digunakan persegi panjang. Teks dalam simbol proses ini harus menggunakan kata kerja seperti ‘mengambil data’, ‘memeriksa isian formulir’, atau yang lainnya dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
Lambang proses ini sebenarnya melambangkan proses yang dilakukan oleh komputer. Karena flow chart memang awalnya digunakan untuk menggambarkan proses pada program komputer atau algoritma. Tapi kadang orang mengartikannya secara umum sebagai proses, yang dilakukan oleh komputer atau tidak. Jika menggunakannya untuk menggambarkan prosedur yang tidak penting untuk melihat itu dilakukan komputer atau tidak maka tidak masalah menggunakan simbol proses secara umum. Tapi, pada kasus dimana Anda akan menggambarkan prosedur yang terdiri dari operasi komputer dan manual serta penting untuk membedakannya maka sebaiknya menggunakan simbol yang berbeda pula.
Untuk proses atau operasi yang dilakukan secara manual (tidak melibatkan komputer), dalam flow chart digambarkan dengan trapesium. Anda dapat menggunakannya untuk menggambarkan proses seperti mengisi formulir atau memeriksa dokumen.
Lantas, bagaimana menggambarkan proses yang melibatkan manusia dan komputer seperti memasukkan data ke dalam komputer? Untuk proses memasukkan input ke dalam sistem seperti ini dalam flow chart disebut manual input. Manual input dilambangkan menggunakan segi empat yang bagian atasnya miring dan bagian kanan lebih tinggi dari bagian kiri seperti ini.
Data
Data dapat menjadi input suatu proses atau merupakan outputnya. Dalam flow chart data dimodelkan dengan simbol jajaran genjang atau juga sering disebut bentuk input-output, I/O.
Decision
Decison digunakan untuk melambangkan pengambilan keputusan bagaimana alur dalam flow chart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tertentu. Decision dilambangkan dengan bentuk belah ketupat dan teks dalam simbol ini biasa menggunakan bentuk pertanyaan.
Pertanyaan yang digunakan biasanya pertanyaan dengan jawaban ya atau tidak. Tapi, dapat juga yang menghasilkan 3 jawaban atau lebih. Garis yang menunjukkan arah keputusan harus diberi label dengan hasil keputusan atau jawaban pertanyaannya.
Stored Data
Ini menggambarkan informasi yang disimpan dalam media penyimpanan data secara umum, seperti : hard drive, memory card, flash disk, atau media lain. Digunakan simbol segi empat dengan sisi tegaknya melengkung ke kiri.
Database
Silinder merupakan simbol yang digunakan untuk basis data. Sebenarnya juga digunakan untuk melambangkan data yang disimpan dalam hard drive. Namun, kadang perlu membedakan data-data yang diakses dari database secara online dalam jaringan atau hanya dari komputer. Jadi, Anda dapat menggunakan simbol silinder untuk data di database dan untuk data dalam komputer dapat menggunakan stored data.
Predefined Process
Predefined process yaitu proses yang telah kita jelaskan lebih rinci dalam flow chart tersendiri. Ini memungkinkan kita untuk menampilkan flow chart sesuai dengan tingkat detail yang kita inginkan. Misalkan, untuk tingkat manajer pada organisasi kadang hanya perlu gambaran prosedur secara umum, tidak dalam detail teknis. Ini dilambangkan dengan segi empat dengan garis ganda pada sisi tegaknya.
Connector dan Off-page Reference
Connector dilambangkan dengan lingkaran kecil. Digunakan menghubungkan elemen dalam flow chart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat elemen yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan ruwet jika dihubungkan dengan garis.
Connector digunakan untuk menghubungkan gambar dalam satu halaman. Jika gambar yang akan dihubungkan berada pada halaman yang berbeda maka menggunakan off-page reference yang dilambangkan dengan segi lima. Teks/label untuk connector dapat menggunakan huruf dan off-page reference menggunakan angka.
Tips Membuat Flowchart Profesional
Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk membuat flowchart yang profesional. Dan yang terpenting adalah diagram Anda mudah dipahami oleh orang yang membacanya. Let’s flow to the pro!!
Isi Diagram
- Gunakan simbol yang seharusnya. Tiap simbol mempunyai arti dan keguanaan masing-masing.
- Semua proses yang paling akhir harus berakhir di terminator penutup. Jika dalam flowchart terjadi percabangan maka pastikan tidak ada proses akhir yang ‘menggantung’. Prosesnya tidak dilanjutkan ke proses lain dan tidak pula ke terminator penutup.
- Deskripsi singkat. Kelemahan dalam flowchart yaitu kita tidak leluasa membuat deskripsi simbol yang panjang. Namun, kadang sulit sekali membuat deskripsi yang singkat dan jelas.Anda dapat saja memperbesar ukuran simbol tapi harus diseimbangkan dengan ukuran simbol yang lain. Dapat juga memperkecil ukuran tulisan tapi tentu saja dalam ukuran yang bisa dibaca dengan nyaman, ukuran 9 – 10 point mungkin masih bisa digunakan.Alternatif lain, Anda bisa menambahkan catatan kaki, simbol annotation, atau bahkan deskripsi lengkap di luar diagram untuk memperjelas langkah dalam proses secara lebih detail.
- Menyertakan keterangan simbol. Sebaiknya selalu menyertakan keterangan simbol-simbol yang digunakan. Ini karena bisa saja Anda harus menyodorkan gambar kepada orang yang belum mengerti simbol flowchart.
- Leveling. Tentukan pada level mana flowchart akan dibuat. Apakah pada level umum, menengah atau detail. Ketika suatu proses bisa dibuat lebih detail lagi, buat saja flowchart terpisah untuk detailnya itu dan gunakan satu predifined process untuk menggambarkannya secara umum.
Layout dan Style
- Gunakan ukuran yang seragam. Usahakan menggunakan ukuran simbol yang seragam baik tinggi ataupun lebarnya. Hindari adanya salah beberapa simbol yang sangat menyolok ukurannya dibanding yang lain. Akan tetapi, untuk simbol connector dan off-page reference biasanya memang dibuat lebih kecil dari yang lain.
- Gunakan jarak yang seragam antar simbol. Usahakan agar jarak antar simbol seragam sehingga keseluruhan diagram akan terlihat rapi. Pengecualian untuk decision karena harus ada sedikit ruang untuk label dari percabangannya.
- Arah alur yang konsisten. Dua arah aliran yang diterima dengan baik yaitu dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan seperti cara membaca teks. Jika akan mencetak portait lebih baik menggambar dari atas ke bawah dan jika mencetak lanscape lebih baik dari kiri ke kanan.
- Arah percabangan pada decision yang konsisten. Arah percabangan sebaiknya dijaga agar konsisten agar dapat membaca dan menelusuri diagaram dengan nyaman. Umumnya untuk keputusan ‘Ya’ dari decision terus mengarah ke bawah dan keputusan ‘Tidak’ mengarah ke sebelah kanan jika alur utama dibuat dari atas ke bawah. Namun sebaliknya, jika alur utama dibuat dari kiri ke kanan. Intinya, untuk keputusan ‘Ya’ dibuat mengikuti alur utamanya.
- Jangan terlalu banyak warna. Terlalu banyak warna kadang membuat diagram sulit dibaca dan malah mengganggu. Gunakan saja satu warna atau jika memang membutuhkan penekanan pada poin tertentu dalam diagram maka dapat menggunakan warna yang berbeda.
- Gunakan connector ketimbang garis yang terlalu panjang. Anda dapat menggunakan connector sehingga tidak perlu menghubungkan simbol dengan garis panjang yang membuat diagram menjadi ruwet.
- Pecah diagram ketimbang memasukkan keseluruhan ke dalam satu halaman. Ketika diagram cukup besar dan kompleks sebaiknya dipecah-pecah dalam beberapa halaman. Jangan memaksakan mencetak dalam satu halaman dengan memperkecil gambar karena nantinya tidak terbaca dengan jelas juga.
